Інвойс у Нідерландах: обовʼязкові реквізити ZZP

Інвойс (нід. factuur) — це офіційний рахунок, який ти як самозайнятий підприємець (ZZP) виставляєш клієнту за товар чи послугу. Для податкової Нідерландів це доказ твого доходу і підстава для BTW (нідерландський ПДВ). Якщо в інвойсі бракує обовʼязкового реквізиту, клієнт може не прийняти його до обліку, а в тебе виникнуть питання під час квартальної декларації. Тому варто зробити все правильно з першого разу.

Коли інвойс обовʼязковий

Якщо ти зареєстрований як BTW-підприємець і продаєш товар чи послугу іншому бізнесу, ти зобовʼязаний виставити інвойс. Під час продажу приватним особам формальний інвойс потрібен не завжди, але облік доходу вести треба в будь-якому разі. Коли сумніваєшся — виставляй повноцінний інвойс: його відсутність буде гіршою помилкою.

Інвойс варто виставляти одразу після виконання роботи чи постачання, а не відкладати: чим свіжіші дані, тим менше помилок. Загальне правило — оформити рахунок невдовзі після угоди; конкретні строки для різних ситуацій дивись на сайті Belastingdienst.

Обовʼязкові реквізити

Кожен інвойс повинен містити щонайменше такі поля:

• твоє повне імʼя або назву бізнесу та адресу;
• твій номер KvK (нід. торгова палата);
• твій BTW-id (податковий номер для BTW);
• унікальний номер інвойсу;
• дату виставлення;
• назву та адресу клієнта;
• опис товару чи послуги і дату або період виконання;
• суму без BTW, ставку BTW, суму BTW та підсумок до сплати.

BTW-id — це не те саме, що твій особистий податковий номер для листування: він має власний формат, і саме його показують клієнтам. Номер KvK підтверджує, що бізнес зареєстрований у торговій палаті. Обидва номери ти отримуєш під час реєстрації підприємця.

Повний офіційний перелік вимог до інвойсу дивись на сайті Belastingdienst, а свій номер KvK знайдеш у реєстрі KvK.

Правило послідовної нумерації

Номери інвойсів мають іти послідовно, без пропусків і повторів: після інвойсу №5 наступний — №6, а не №9. Багато хто використовує формат «рік-номер»: 2026-001, 2026-002 і так далі. Пропущений або повторений номер — часта причина запитань від податкової, тож тримай нумерацію чистою від самого початку.

Ставки BTW: стандартна і знижена

У Нідерландах діють дві основні ставки BTW: стандартна 21% і знижена 9% (джерело: Belastingdienst). Знижена ставка стосується лише окремих категорій — наприклад, продуктів харчування чи книжок. Яка ставка застосовується саме до твоєї діяльності, перевіряй на сайті Belastingdienst: категорії деталізовані, і вгадувати на око не варто.

Коли ти не нараховуєш BTW: verlegd і нульова ставка

У деяких ситуаціях ти не додаєш BTW до суми інвойсу:

• verlegd (перенесене нарахування) — обовʼязок сплатити BTW переходить на клієнта-бізнес; в інвойсі ти пишеш «btw verlegd» і вказуєш BTW-id клієнта;
• нульова ставка — застосовується, наприклад, до експорту чи постачання в інші країни ЄС.

Це не «звільнення від податку», а окремий механізм обліку. Точні умови завжди звіряй з Belastingdienst — саме тут найлегше помилитися.

Як виправити помилку в інвойсі

Виставлений інвойс не можна просто стерти чи переписати «поверх» — це порушує послідовність обліку. Замість цього оформлюють кредит-ноту (нід. creditfactuur): окремий документ, що зменшує або скасовує попередній рахунок і посилається на його номер. Далі, якщо потрібно, виставляєш новий правильний інвойс із наступним номером. Так у податкової залишається прозора історія виправлень.

Скільки зберігати копії

Копії всіх інвойсів — і виставлених, і отриманих — треба зберігати в межах законного строку зберігання документів (нід. bewaarplicht), як правило 7 років (джерело: Belastingdienst). Це стосується не лише паперових, а й електронних інвойсів та повʼязаного з угодою листування. Зберігай їх упорядковано: вони знадобляться для квартальних декларацій і на випадок перевірки.

Як інструменти ZZP заповнюють ці поля

Щоб не тримати всі реквізити в голові, скористайся інструментами ZZP на нашому сайті: вони підставляють твоє імʼя, номер KvK і BTW-id, ведуть послідовну нумерацію та рахують суму з BTW. Ці самі дані потім стають основою для квартальної декларації BTW. Це знижує ризик типових помилок — забутого BTW-id, розриву в нумерації чи неправильної підсумкової суми. Важливо: сервіс допомагає підготувати документ — надсилаєш інвойс клієнту й подаєш звітність ти сам.

Поширені помилки

• Пропуск або повтор у нумерації інвойсів.
• Немає BTW-id чи номера KvK на документі.
• Неправильно обрана ставка BTW.
• Позначка «btw verlegd» без BTW-id клієнта.
• Копії викидають раніше, ніж мине строк зберігання.

Наступні кроки

1. Переконайся, що маєш під рукою номер KvK і BTW-id.
2. Обери систему нумерації та почни з першого номера у форматі «рік-номер».
3. Сформуй перший інвойс через інструменти ZZP.
4. Якщо є сумніви щодо ставки чи механізму verlegd — постав питання податковому консультанту, перш ніж надсилати інвойс.